Veileder eByggesak dokumenttyper
Versjon 2 av denne er lagt ut her
Byggesaksprosessen er dokumentert i KS eByggesak og vises under i en prosessmodell hvor utveksling av dokumenter/data er vist mellom søker og kommune. Disse dokumentene er listet under med anbefaling på dokumenttyper for å sikre gjenfinning og saksbehandling på en strukturert måte.
Fasene fra byggesaksprosessen er delt opp i:
- Informasjon om byggesøknadsprosessen
- Anmoding om forhåndskonferanse
- Mottak av søknad og avklare dokumentasjon
- Behandle rammesøknad/ett trinnssøknad, igangsettingssøknad, midlertidig brukstillatelse og ferdigattest
- Utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon
Mottak av søknad og avklare dokumentasjon
Målet med prosess-steget er å sikre at all kommunikasjon knyttet til byggesak innregistreres på korrekt måte i kommunens arkiv og gjøres tilgjengelig for videre saksbehandling på en standardisert måte.
I dette steget sikres det at alle søknader kommunen mottar blir gjort tilgjengelige i saksbehandlingsløsningen på en strukturert måte.
Dokumenter som kommer inn fra fremtidige byggesøknadsportaler (Veileder mottak fra fellestjenester bygg) og ByggSøk skal automatisk knyttes til:
- Riktig prosesskategori
- Riktig saksmappe
- Riktig dokumenttype
- Riktig partsinformasjon
- Øvrig riktig metadata som er nødvendig for håndteringen i saksbehandlingsløsningen og for arkivering etter gjeldende Noark standard.
Mottak av søknad
Arkivstandarden Noark har ikke egne dataelementer for å knytte prosesskategori til dokumenter. For å ta vare på denne informasjonen i arkivet, anbefales det å bruke dokumenttyper som også inneholder kode for prosesskategori fra eByggesak. Dette vil gjøre det mulig å søke etter en dokumenttype knyttet til en prosess, for eksempel «Søknad om rammetillatelse». Dette forslaget til dokumentyper i arkivet dekker de ulike søknadsvariantene i Byggsøk/Fellestjenester bygg:
| Søknadstyper i Byggsøk/Fellestjenester bygg: | Dokumenttype i Arkivet: |
| Ett-trinns søknad | SØK-ET Søknad ett-trinns |
| Søknad om rammetillatelse | SØK-RS Søknad om rammetillatelse |
| Søknad om tiltak uten ansvarsrett | SØK-TA Søknad om tiltak uten ansvarsrett |
| SØK-DISP Søknad om dispensasjon | |
| Søknad om igangsettingstillatelse | SØK-IG Søknad om igangsettingstillatelse |
| Søknad om midlertidig brukstillatelse | SØK-MB Søknad om midlertidig brukstillatelse |
| Søknad om ferdigattest | SØK-FA Søknad om ferdigattest |
| Søknad om endring av tillatelse | SØK-ES Søknad om endring av tillatelse |
Vedleggstype i Byggsøk/Fellestjenester bygg kan legges inn som tittel på dokumentet i arkivet. Tidligere vedleggstyper som ikke brukes lenger er gjennomstreket. Følgende dokumenttyper anbefales brukt i arkivet:
| Vedleggstyper i Byggsøk/Fellestjenester bygg: | Dokumenttype i Arkivet: |
| Avkjørselsplan | ANKO – Ansvar og kontroll |
| ANKO – Ansvar og kontroll | |
| FOTO – Foto | |
| Kvittering for nabovarsel | KORR – Korrespondanse |
| KART – Kart | |
| KORR – Korrespondanse | |
| Kommentar til nabomerknader | KORR – Korrespondanse |
| Nabomerknader | KORR – Korrespondanse |
| ANKO – Ansvar og kontroll | |
| Redegjørelse – estetikk | KORR – Korrespondanse |
| Redegjørelse – forurenset grunn | KORR – Korrespondanse |
| Redegjørelse – grunnforhold | KORR – Korrespondanse |
| Redegjørelse – andre natur- og miljøforhold | KORR – Korrespondanse |
| Redegjørelse – skred og flomfare | KORR – Korrespondanse |
| ANKO – Ansvar og kontroll | |
| KART – Kart | |
| Situasjonsplan | KART – Kart |
| ANKO – Ansvar og kontroll | |
| Tegning eksisterende fasade | TEGN – Tegning |
| Tegning eksisterende plan | TEGN – Tegning |
| Tegning eksisterende snitt | TEGN – Tegning |
| Tegning ny fasade | TEGN – Tegning |
| Tegning ny plan | TEGN – Tegning |
| Tegning nytt snitt | TEGN – Tegning |
| Uttalelse fra offentlig myndighet | KORR – Korrespondanse |
| ANKO – Ansvar og kontroll | |
| Annet | KORR – Korrespondanse |
| Nabovarsel | KORR – Korrespondanse |
| Dispensasjonssøknad/vedtak | KORR – Korrespondanse |
| Redegjørelse for unntak fra TEK | KORR – Korrespondanse |
| Underlag for beregning av utnytting | KORR – Korrespondanse |
| ByggesaksBIM | TEGN – Tegning ? |
| Følgebrev | KORR – Korrespondanse |
| Gjennomføringsplan | ANKO – Ansvar og kontroll |
| Boligspesifikasjon i matrikkel | KORR – Korrespondanse |
| Uttalelse fra kulturminnemyndigheten | KORR – Korrespondanse |
| Samtykke fra Arbeidstilsynet | KORR – Korrespondanse |
| Avkjøringstillatelse fra vegmyndigheten | KORR – Korrespondanse |
| Rekvisisjon av oppmålingsforretning | KORR – Korrespondanse |
| Avklaring av plassering nær VA-ledninger (info) | KORR – Korrespondanse |
| Avklaring av plassering nær høyspentledning | KORR – Korrespondanse |
Se beskrivelse av vedlegg i fellestjenester bygg
Se veileder for mottak av søknader fra fellestjenester bygg for mer informasjon om muligheter for automatisk mottak av søknader gjennom KS FIKS.
Avklare dokumentasjon
Målet er at saksbehandler raskt skal orientere seg i saken og avgjøre om det er mangler ved søknaden eller om saken er klar for videre saksbehandling. I dette steget mottar saksbehandler henvendelsen og gjør en vurdering om all nødvendig informasjon er sendt inn.
| Aktiviteter i sjekkliste i saksbehandlingen til arkivet: | Dokumenttype i Arkivet: |
| Bekreftelse på mottatt søknad | KORR – Korrespondanse |
| Anmodning om tilleggsinformasjon (Mangelbrev) | KORR – Korrespondanse |
| Retur av søknad? |
Utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon
Hensikten med dette steget er å ivareta utsendelse av vedtak og annen formell korrespondanse med søker og andre parter.
I dette steget er behandlingen av søknaden allerede ferdig, vedtaket er fattet og nå skal vedtaket skal sendes ut til aktuelle parter. Målet er at vedtaket sendes ut til søkeren med riktige vedlegg samt at arkiveringen ivaretas.
Se informasjon om SvarUt og veileder for arkivering av utgående dokument
Oppsett for arkivering fra fagsystem for byggesaker
| Milepæler: | Dokumenttype i Arkivet: |
| Vedtak om avvisning | VED – Vedtak |
| Vedtak | VED – Vedtak |
| Vedtak – ferdigattest | VED-FA – Vedtak ferdigattest |
| Sendt til uttalelse annen myndighet | KORR – Korrespondanse |
| Mottatt uttalelse fra annen myndighet | KORR – Korrespondanse |
| Pålegg | VED – Vedtak |
| Varsel om pålegg | VED – Vedtak |
| Forespørsel mottatt | KORR – Korrespondanse |
| Rapport | KORR – Korrespondanse |
| Fylkesmannens klagebehandling | KORR – Korrespondanse |